Un outil expérimenté pour « faciliter la communication et les échanges d'information »
 

Un outil expérimenté pour « faciliter la communication et les échanges d'information »

par Kogito. Le 11/12/20 17:50. Localisation : 37.
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Coordinateur pédagogique au Greta Val de Loire, Romain Vendeuvre a créé un fichier Excel réunissant l'ensemble des informations liées à une formation Visa + Parcours vers l'emploi. Présentation.

Centraliser toutes les informations nécessaires aux équipes pédagogiques des Visas + Parcours vers l'emploi et les rendre accessibles à tout moment. C'est l'objectif de l'outil élaboré par Romain Vendeuvre, coordinateur pédagogique au Greta Val de Loire. « Il s'agit d'un fichier Excel d'organisation et de suivi des Visas + Parcours vers l'emploi, explique-t-il. Je l'ai d'abord créé dans un souci de simplification : j'avais de nombreux documents et tableaux dispersés. Donc, au lieu d'avoir une dizaine de tableaux, j'ai créé un seul fichier Excel avec une dizaine d'onglets. »

Sobrement intitulé « Fichier d'organisation du Visa + », le document réunit de nombreuses informations : un résumé du Visa (dates, sites, nombre de stagiaires, formateurs...), les coordonnées de l'équipe pédagogique, les informations sur les partenaires prescripteurs (organisation, nom, prénom, e-mail, téléphone), la liste de recrutement, les informations apportées par les entretiens préalables (permis, contres indications médicales...), etc. « J'ai également créé un onglet pour les stages. On y retrouve pour chaque apprenant les secteurs et employeurs envisagés, si les contacts ont été lancés... » précise le coordinateur pédagogique. Enfin, les derniers onglets du document sont les fiches de suivi individuel des apprenants. On y renseigne le nombre d'heures passées sur les différents modules du Visa (remise à niveau en français, accompagnement individuel, stage...) ou le projet professionnel.

"Un vrai potentiel pour faire gagner du temps"

Dématérialisé, l'outil se trouve sur l'intranet du Greta afin que tous les membres de l'équipe pédagogique puissent accéder aux informations où qu'ils soient. « Il a pour vocation de faciliter la communication et les échanges d'information » souligne Romain Vendeuvre. L'outil intègre ainsi une fonction journal de bord qui permet aux formateurs de relayer ce qu'ils ont fait. « C'est très important pour les formations comme nos Visas + où les formateurs travaillent ensemble. Par exemple, pour le Visa + de Vendôme le projet collectif était géré en commun par la formatrice français et la formatrice numérique. Or la première intervenait le vendredi et la seconde le lundi. » Romain Vendeuvre espère maintenant voir son outil utilisé dans le cadre de tous les Visas +. « Il a un vrai potentiel pour faire gagner du temps mais le réflexe de l'e-mail est encore bien ancré » juge le coordinateur pédagogique.