Foire aux questions du programme régional : visas savoirs de base
 

Foire aux questions du programme régional : visas savoirs de base

par GIP Alfa Centre-Val de Loire (ER).
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Sommaire
Les questions sont classées par thématique. Mise à jour 2 novembre 2017.

Accès

Comment supprimer les comptes utilisateurs pour des agents qui ont quitté la structure ?

Il suffit de supprimer les comptes en cochant la croix présente en face du nom.

 

Annulation d'un bon de commande

J'ai bénéficié d'un bon de commande que finalement je n'utiliserai pas. Comment procéder ?

Il convient d'avertir obligatoirement votre référent formation en motivant la demande d'annulation.
Puis, une fois la validation obtenue, vous devez le solder sur EOS :
- en confirmant l'absence de réalisation sur chaque période
- et en générant le solde qui sera soit à 0 € (si aucune avance versée) soit négatif (si avance versée, un titre de recette sera émis par la Région).

 

Articulation visas / CLéA : conditions de la mise en oeuvre du CLéA dans le cadre d'un visa

Quelles sont les conditions pour qu'un visa soit réalisé au titre de Cléa ?

- La personne doit avoir été au préalable évaluée par un OF évaluateur
- Le CPF doit être mobilisé par l'apprenant dans le cadre de ce visa
- Les champs Cléa et CPF doivent être renseignés lors du positionnement sur Libres savoirs, cette saisie est modifiable lors de l'attestation par le formateur et lors de la confirmation par l'apprenant.

 

Attestation de fin de formation ou compétences

Pour les visas faut-il prévoir des attestations de compétences en fin de formation y compris pour les visas de courte durée ?

Pour les visas Libres Savoirs : une attestation de connaissances et de compétences doit systématiquement être établie en fin de formation.

 

Certification attestation de fin de formation / CLéA

Si démarche de formation au visas au titre d'une certification CLéA, faudrait-il remettre une attestation de connaissances et de compétences en fin de formation au visa ?

L'attestation de connaissances et compétences concerne toutes les actions de formation aux visas. Lorsque la formation s'inscrit dans le cadre d'un processus de certification au socle CLéA, cette attestation reste nécessaire parallèlement au processus de certification qui sera engagé une fois l'évaluation finale des acquis aura été assurée par les organismes évaluateurs dûment habilités au niveau national par le Copanef.

 

Corbeille de tâches

Sur l’écran d’accueil d’EOS, des tâches de "demandes de paiement en retard" et de "réalisations retard" apparaissent : à quoi cela correspond ?

Ces messages ne sont pas bloquants. Ils indiquent simplement un retard (peut-être justifié) dans la saisie des réalisations ou pour des demandes de paiement. Ces messages disparaissent lorsque les réalisations ont été validées ou que la demande de paiement a été validée par la Région.

 

Création de sessions / sous-traitance

Faut-il créer une session pour le titulaire et une session pour le sous-traitant ?

Pour les visas, chaque sous-traitant crée sa propre session en saisissant le volume de visas sous-traités dans sa fiche session. Ce volume doit se faire dans la limite des visas attribués au titulaire du marché et en sous- traitance partielle conformément au code des marchés publics (pas de sous-traitance du volume total de visas).

 

Délais de réalisation / confirmation

Quelles dates et durées renseigner lors du positionnement et de l'attestation d'un visa sur la plateforme Libres savoirs ?

- La date de début de formation doit être la date réélle de début du visa, la date de fin et la durée saisies sont estimées et peuvent changer en cours de formation.
- Lors de l'attestation, le formateur saisit la durée réalisée du visa, qui peut être inférieure ou supérieure à la durée estimée. C'est cette durée attestée qui sera prise en compte dans le calcul de la durée moyenne. Pour rappel, il n'y a pas de durée minimum exigée pour faire confirmer un visa.
- La date de confirmation par l'apprenant sur la plateforme sera considérée comme la date de sortie de formation, c'est pourquoi la confirmation doit être réalisée dès la fin du visa, dans la mesure du possible.

 

Dérogation 2ème visa dans le même domaine : procédure

Quelle est la procédure pour obtenir l'accord du Conseil Régional pour un deuxième visa de même type ?

A titre exceptionnel, un deuxième Visa dans le même domaine peut être réalisé sous réserve de dérogation par le Conseil Régional. La demande doit être adressée au Conseil Régional, par un courriel dans lequel seront précisés l'identité et le statut de la personne concernée, le domaine de Visa, ainsi que la durée du premier visa réalisé. Le deuxième visa ne pourra être positionné qu'après réception de l'accord du Conseil Régional.

 

EOS / Présentation outil

Comment alerter sur les difficultés techniques et/ou problèmes rencontrés sur EOS ?

Il faut signaler ces problèmes sur la boite eos@regioncentre.fr.
A noter : l'outil REDMINE est dédié aux problèmes et/ou difficultés techniques en lien avec l'utilisation de la PFT Libres Savoirs.

 

FOAD

Quelle durée minimum doit être réalisée à distance pour un Visa FOAD ?

Nous parlons de % de temps passé à distance, sur des ressources en ligne sur le LMS Libres savoirs. Ici un minimum de 50 % du temps doit être réalisé à distance sur la plateforme LMS de la Région. Le Livret apprenant doit être dûment renseigné : la nature des contenus de formation dispensés à distance étant un élément prépondérant dans les justificatifs de service fait à distance.  

 

FOAD et outils obligatoires

Y-a-t-il des outils obligatoires à utiliser dans le cadre des visas FOAD ?

Les outils pédagogiques de la plateforme Libres savoirs doivent être utilisés :
- le LMS (Learning Management System) Libres savoirs où l'apprenant consultera des ressources et réalisera des activités en ligne, et pourra échanger avec son tuteur via la messagerie, les forums et autres outils d'échanges ;
- l'outil de classe virtuelle Centra (http://centra.regioncentre.fr).

 

Gestion durées

La durée moyenne peut-elle être réduite dans les zones rurales ?

En zone rurale, la durée moyenne du Visa Trois en Un peut-être ramenée jusqu'à 40 heures.

 

Gestion marchés

Où trouver le numéro complet d'une session ?

Il s'agit du numéro de marché suivi de 4 chiffres.
- Sur Libres savoirs, il apparait dans les exports de formation (disponibles pour les comptes Gestionnaire et Assistant d'OF).
- Sur EOS, dans l’onglet "Les sessions associés au BC" on trouve les 4 chiffres du n° de session, le n° de marché est dans l’en-tête.

 

Interfaçage EOS / PFT

Faut-il créer 2 fois le même stagiaire en cas de visas dispensés 2 fois dans un même domaine ?

Le nom de l'apprenant doit être saisi une seule fois : EOS écrasera systématiquement les apprenants en doublon dans un même domaine et lot: aussi il convient pour chaque organisme de formation dans ce cas de saisir sur EOS le nombre de visas réalisés dans un seul domaine pour la même personne.

 

Justificatifs des réalisations

Quels sont les documents jutificatifs à transmettre au Conseil Régional ?

- PIF renseigné et signé à l'entrée en formation par l'OF et l'apprenant
- Attestation de formation 4 phases/émargement remplie et signée par l'apprenant et le(s) formateur(s)
- Attestation de compétences transmise à l'apprenant par l'OF
- Questionnaire d'évaluation de la formation à remplir par l'apprenant
- Pour les visas FOAD : transmettre également le livret apprenant, la fiche de suivi LMS, le(s) rapport(s) d'activité Centra, et toute autre trace justifiant les travaux et évaluations de l'apprenant, son suivi et accompagnement pédagogique.

 

Modification session

Je souhaite modifier les dates, l'effectif ou une autre caractéristique de la session.

Pour les visas Libres Savoirs : dans un souci de suivi du maillage territorial, avec une vigilance particulière sur les zones rurales, avant toute modificiation de session au titre d'une nouvelle répartition des visas sur différents sites rattachés au même bassin emploi-formation (soit même lot), il est impératif de demander l'autorisation des services concernés (SOF).

Une fois l'autorisation obtenue et les modifications réalisées, il convient d'en informer le service SOF pour lui permettre de valider ces sessions modifiées (mettre en statut "transmise") : sans cette validation les actions visas réalisées seront rejetées par EOS lors de leur confirmation sur la PFT Libres savoirs.

 

Je souhaite modifier le lieu de la session.

Pour les visas, la référente visas doit valider et transmettre au GIP par le biais du service SQVF et à l'équipe d'animation pour intégrer les modifications sur la PFT libres savoirs (toute modification des sessions en termes de volume, lieu... non reportée sur la PFT provoquera le rejet des visas lors de leur réalisation.

 

Peut-on modifier les volumes des sites initialement saisis sur les fiches sessions ?

Oui, c'est possible de modifier les volumes de visas initialement attribués d'un bassin à un autre avec l'autorisation de la Région (SOF) : il s'agira pour les services de gestion de procéder par avenant aux bons de commande des lots concernés. L'organisme de formation aura par la suite à modifier les volumes des sessions correspondantes.

 

Concernant les BC2 sur EOS, il est demandé de mettre à jour l’effectif visé des sessions. Il suffit de modifier le nombre de visas dans l’onglet de la session à laquelle on veut ajouter les visas pour un marché concerné, puis d’envoyer vers la Région ?

Oui, vous devez mettre à jour l'effectif visé de la session du visa puis la transmettre à la Région.

 

Paiements

Comment on peut aller récupérer une facture ou un avis de paiement une fois que l’on fait une demande de paiement ?

Il faut aller dans Suivi dossiers / Rechercher une demande de paiement.
Ne sélectionner que les demandes "validées Région" (à savoir celles payées par la Région).
La facture est téléchargeable en .pdf.

 

J'ai ce message "Le montant de l'acompte (0) n'atteint pas le seuil minimal de paiement (1)".

Vous avez dépassé les 80 % de réalisation de votre bon de commande.
Il n’y aura plus de nouvel acompte de généré, le dernier paiement interviendra au solde du bon de commande, lorsque les formations prévues sur ce bon de commande seront terminées.

 

Comment générer le solde du bon de commande ?

Dans EOS vous devez demander le solde.
Dans le "suivi", cliquer sur "préparer le solde".
Revenir sur chaque mois pour revalider chaque saisie ou régulariser si nécessaire.
Puis faire la demande de paiement du solde comme pour un acompte (ne pas oublier de la transférer).
Transmettre par ailleurs les pièces justificatives demandées dans le cadre du marché.

 

Phase de positionnement

Quand positionner les visas ?

Les visas doivent être positionnés sur la plateforme au plus tard deux jours après l'entrée en formation.
La date butoir de positionnement des visas sur la plateforme est le 31 décembre de l'année du marché.
Exemple : pour les actions 2017, il s'agit du 31/12/2017.

 

Phase de suivi (durée, modalités, ...)

Comment s'organise la phase de suivi d'un visa ?

La phase de suivi d'un visa se déroule dans les deux mois qui suivent la fin de la phase de formation (et donc la date de confirmation). Il s'agit de répondre aux questions de l'apprenant et de lui apporter des informations et un accompagnement complémentaire suite à son visa. L'organisation et les modalités de ce suivi sont souples, il est organisé à l'initiative de l'apprenant et/ou de l'OF en fonction des besoins et de la situation.

 

PIF et livret apprenant

Le PIF et le livret apprenant sont-ils obligatoires ?

Le PIF doit être rempli et signé à l'entrée en formation pour tous les visas, y compris de droit commun. Le livret apprenant intégré au PIF est obligatoire uniquement pour les visas FOAD.

 

Publics cibles

 A qui s'adresse les Visas de la région Centre-Val de Loire ?

Tous publics âgés de plus de 16 ans, sortis du système scolaire.
Tous niveaux, y compris les publics en situation d'illettrisme.
Publics prioritaires (90 % du volume global des visas) : demandeurs d'emploi, personnes fragilisées par la crise sociale et économique.
Pour les retraités : seul le visa Pro Numérique reste ouvert aux publics retraités dans la limite de 10 % maximum du volume de l'action de formation (domaine de visas concernés).

 

Saisie réalisations

L’OF doit-il valider ses réalisations pour chaque mois. S’il n’y a pas eu de visas réalisés, doit-il "valider l’absence de réalisation" ?

Vous devez cliquer sur "suivi", puis "mois précédent" pour arriver au mois de février.
Puis cocher la ligne et cliquer sur "confirmer l’absence de réalisation" sauf si réalisations à saisir sur février.
Les saisies de février seront alors validées (à vide) et celles de mars seront autorisées.

 

Sous-traitance

Comment saisir sur EOS des visas sous-traités par l'organisme de formation titulaire du marché ?

L'organisme de formation titulaire du marché devra créer une nouvelle session sur EOS, précisant, dans la limite des visas attribués au titre de ce lot, soit marché, le nombre de visas sous-traités, le nom de l'OF sous-traitant, le lieu (site) de la formation. Une fois la nouvelle session renseignée et validée par les services de la Région, il faudra informer l'équipe d'animation pour l'implémentation de ces nouvelles données sur la PFT Libres Savoirs.

 

Transfert des visas PFT / EOS

Pourquoi les visas ne sont-ils pas transmis à EOS ?

Lors de la confirmation d'un visa, celui-ci est automatiquement transféré vers la plateforme EOS.
Si un visa n'apparait pas sur EOS, il y a 4 explications possibles :
- le visa n'est pas confirmé --> faire confirmer le visa par l'apprenant
- la période précédente n'est pas validée sur EOS --> valider la ou les période(s) précédentes et faire une demande de renvoi des visas
- la période en cours est déjà validée sur EOS --> dévalider la période et faire une demande de renvoi des visas
- il s'agit d'une dérogation : un visa de même type a déjà été réalisé au cours du même marché --> saisir le visa sur EOS après sa confirmation sur Libres savoirs.
Les demandes de renvoi peuvent être réalisées via redmine (http://libres-savoirs.syfadis.com) ou à l'adresse animation.libressavoirs@gmail.com en précisant le numéro complet de la session concernée (n° de marché + 4 chiffres).

 

Que faut-il faire quand nous dispensons en doublon un visa dans un même domaine suite à une dérogation dûment accordée par vos services ?

Des évolutions implémentées sur EOS font que désormais pour les visas dispensés en  doublon dans un même domaine suite à une dérogation dûment accordée par nos services, il n’est plus nécessaire d’intervenir manuellement sur cet outil pour les signaler : en effet, la confirmation sur la plateforme Libres Savoirs générera automatiquement un flux qui sera intégré sur EOS comme pour un visa classique.

 

Validation mensuelle des visas

Je souhaite saisir la réalisation de mars, mais je suis bloquée avec le message suivant : "février non validé".

Les visas confirmés par les apprenants sur la PFT Libres savoirs (PFT) seront systématiquement rejetés par EOS si la procédure de validation mensuelle du réalisé (ou non réalisé) sur EOS n'a pas été respectée. Ces visas stockés sur la PFT devront être rejoués une fois la procédure adaptée effectuée sur EOS.

 

Zones rurales

Qu'est-ce qu'une zone rurale ?

Définition Insee : L'espace à dominante rurale, ou espace rural, regroupe l'ensemble des petites unités urbaines et communes rurales n'appartenant pas à l'espace à dominante urbaine (pôles urbains, couronnes périurbaines et communes multipolarisées). Cet espace est très vaste, il représente 70 % de la superficie totale et les deux tiers des communes de la France métropolitaine.